A planilha é onde quase toda gestão de aluguel começa. Ela é flexível, gratuita e funciona bem para um ou dois imóveis. O problema é que ela não avisa quando está errada. Estes são os cinco erros que mais vemos, e quanto cada um costuma custar.
1. A fórmula que alguém quebrou
Uma linha inserida no lugar errado, um arraste que copiou a referência errada, uma célula digitada por cima de uma fórmula. A planilha continua mostrando números, só que errados, e nada indica isso.
Como evitar: separe as células de entrada das células calculadas, proteja as fórmulas e confira o total do mês contra o extrato do banco. Se o total não bate, a planilha está errada, não o banco.
2. A versão errada do arquivo
“Aluguéis 2026 final”, “Aluguéis 2026 final (2)”, uma cópia no e-mail, outra no celular. Cada pessoa atualiza uma, e no fim do mês ninguém sabe qual é a verdadeira.
Como evitar: um arquivo só, num lugar só, com acesso para quem precisa. Se mais de uma pessoa mexe nos números, combine quem atualiza o quê.
3. O reajuste esquecido
O contrato faz aniversário, ninguém lembra, e o aluguel segue com o valor antigo por meses. Cobrar a diferença retroativa depois é desgastante, e muita gente desiste. Em um aluguel de R$ 2.400 com reajuste de 5%, são R$ 120 a menos por mês, ou R$ 1.440 se o atraso durar um ano inteiro.
Como evitar: anote a data de aniversário de cada contrato num calendário com lembrete um mês antes. E confira o índice acumulado no dia, não de cabeça.
4. O pagamento marcado como “pago” sem ser
O inquilino pagou uma parte, alguém marcou “pago”, e o saldo sumiu. Ou o pagamento entrou na conta errada e ninguém conferiu. O resultado é igual: dinheiro que deveria ter sido cobrado e não foi.
Como evitar: registre o valor recebido, não um “pago/não pago”. A diferença entre o que era devido e o que entrou é o que você precisa cobrar.
5. Os dados pessoais espalhados
CPF, endereço, telefone e contrato do inquilino num arquivo que circula por e-mail e WhatsApp. Além do risco de vazar, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige que você cuide desses dados e saiba onde eles estão.
Como evitar: guarde os dados num lugar com acesso controlado, compartilhe só o necessário e apague cópias antigas.
Quando a planilha deixa de dar conta
Nenhum desses erros é falta de cuidado. Eles aparecem porque a planilha depende de alguém lembrar, conferir e atualizar tudo, todo mês. Com poucos imóveis isso é possível. Com mais imóveis, mais pessoas ou mais contratos, a chance de erro cresce mais rápido que o tempo disponível para conferir.
Foi exatamente por isso que o Miete começou: a planilha da família não dava mais conta. No Miete, as faturas saem dos contratos, o reajuste é calculado na data de aniversário, cada pagamento vira um recibo e cada pessoa da equipe só vê o que precisa ver.
Rafael Cardoso PietschFundador do Miete. Administra os imóveis da família no próprio Miete.